Personalakte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Entfernungsanspruch einer Abmahnung

Das Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt hat in einem aktuellen Urteil den Entfernungsanspruch einer Abmahnung aus der Personalakte mit datenschutzrechtlichen Vorschriften begründet (LAG Sachsen-Anhalt v. 23.11.2018, 5 Sa 7/17). Wir möchten die interessante Entscheidung hier für die Praxis vorstellen und besprechen.

Das Arbeitsgericht hat erstmals den Entfernungsanspruch einer Abmahnung aus der Personalakte mit datenschutzrechtlichen Bestimmungen begründet. (Copyright: Brian Jackson/stock.adobe.com)

Der Fall (verkürzt):

Die Parteien streiten u.a. über die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Der beklagte Arbeitgeber betreibt bundesweit an ca. 90 Standorten Sonderpostenmärkte. Der klagende Arbeitnehmer war dort bis zum 30. Juni 2017 als Marktleiter beschäftigt.

Der Arbeitgeber kündigte das Arbeitsverhältnis zunächst zum 30. Juni 2016. Der Kläger wandte sich hiergegen und machte die Unwirksamkeit der Kündigung geltend. Er klagte auch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte. Das Arbeitsgericht hatte der Kündigungsschutzklage stattgegeben und den Arbeitgeber auch verurteilt, die Abmahnung aus den Personalunterlagen zu entfernen.

Im Berufungsverfahren hat sich dann der Kläger im Hinblick auf den Entfernungsanspruch auch auf datenschutzrechtliche Bestimmungen erstmals berufen. Die Abmahnung sei schon wegen seines Ausscheidens aufgrund der Eigenkündigung ein Jahr später zum 30. Juni 2017 aus der Personalakte zu entfernen. Es gebe keine Gründe mehr, die Abmahnung weiter in der Personalakte zu belassen.

Die Entscheidung:

Im Berufungsverfahren hat das Landesarbeitsgericht den Entfernungsanspruch wegen datenschutzrechtlicher Bestimmungen nach der DSGVO bejaht.

I. Anspruch auf Entfernung nach DSGVO

Nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO hat die betroffene Person das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass die betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten hinsichtlich der Zwecke, für die sie erhoben bzw. anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr benötigt werden.

II. Abmahnung und personenbezogene Daten

Die Angaben in einer Abmahnung sind personenbezogene Daten in diesem Sinne nach der DSGVO. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen. Bei einem Abmahnungsschreiben ist dies unzweifelhaft der Fall. Verantwortlicher ist der Arbeitgeber.

Auch in einer in Papierform geführten Personalakte werden personenbezogene Daten verarbeitet, die in einem Datensystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen. Ein „Datensystem“ ist jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugängig sind.

III. Keine Notwendigkeit mehr für Datenspeicherung

Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben und auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig. Es ist nicht ersichtlich, inwiefern der Arbeitgeber noch ein Interesse an einem Beibehalt des Abmahnungsschreibens in der Personalakte des Klägers hat. Mit einer Abmahnung übt ein Arbeitgeber sein arbeitsvertragliches Gläubigerrecht in doppelter Hinsicht aus. Zum einen weist er den Arbeitnehmer als einen Schuldner auf dessen vertragliche Pflichten hin und macht ihn auf die Verletzung dieser Pflichten aufmerksam (Rüge-  und Dokumentationsfunktion). Zum anderen fordert er ihn für die Zukunft zu einem vertragsgetreuen Verhalten auf und kündigt, sofern ihm dies angebracht erscheint, individualrechtliche Konsequenzen für den Fall einer erneuten Pflichtverletzung an (Warnfunktion).

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist die Warnfunktion entfallen. Hinsichtlich der Rüge- und Dokumentationsfunktion könnte sich noch ein Interesse am Erhalt der Abmahnung für den Arbeitgeber ergeben, soweit dies zur Abwehr von etwaigen Ansprüchen des Arbeitnehmers oder zur Begründung eigener Ansprüche gegen den Arbeitnehmer erforderlich erscheint. Im vorliegenden Fall sind solche Gründe offensichtlich nicht mehr gegeben. Durch die Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestehen keine weiteren arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen mehr, bei denen es für den Arbeitgeber dienlich sein könnte, die Abmahnung noch heranziehen zu können. Insbesondere stehen die Erteilung des Zeugnisses und auch dessen Inhalt nicht mehr im Streit. Ebenso wenig kommen etwaige Schadensersatzansprüche in Betracht.

Hinweis für die Praxis:

Das Recht auf Löschen in der Form der Entfernung der Abmahnung wird auch nicht durch § 35 BDSG eingeschränkt. Die Entfernung der Abmahnung ist mit keinerlei Aufwand für den Arbeitgeber verbunden. Auch wird der Anspruch auf Löschung nicht wegen § 26 BDSG ausgeschlossen oder beschränkt.

Fazit:

Mit dieser Entscheidung hat ein Arbeitsgericht damit – soweit ersichtlich – erstmals den Entfernungsanspruch einer Abmahnung aus der Personalakte mit datenschutzrechtlichen Bestimmungen begründet. Kann der Arbeitgeber allerdings darlegen, dass er noch ein berechtigtes Interesse am Erhalt der Abmahnung, auch über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus, in der Personalakte hat, besteht der Entfernungsanspruch nicht. Dazu bedarf es aber konkreter Sachgründe, die vom Arbeitgeber dargelegt und bewiesen werden müssen.

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