BFH: Mindestanforderungen für ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrt ausweisen. Dem wird nicht entsprochen, wenn als Fahrtziel jeweils nur Straßennamen angegeben sind und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden

Mit dem am 23. Mai 2012 veröffentlichten Urteil des BFH vom 1. März 2012 (Az.: VI R 33/10) hat der BFH erneut über die sehr streitträchtige Frage der ordnungsgemäßen Führung eines Fahrtenbuches entschieden. Der gesetzlich nicht weiter bestimmte Begriff des „ordnungsgemäßen Fahrtenbuches“ (§ 8 Abs. 2 Satz 4 EStG) ist bereits in der Vergangenheit mehrfach durch die Rechtsprechung des BFH konkretisiert und präzisiert worden. Insbesondere Betriebsprüfungen bringen regelmäßig die Thematik der ordnungsgemäßen Führung des Fahrtenbuches mit sich. Wird das geführte Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß anerkannt, so hat dies zur Folge, dass die Privatnutzung eines betrieblichen Fahrzeuges nicht (nur) mit dem privaten (tatsächlichen) Nutzungsanteil, sondern nach der 1 %-Regelung zu versteuern ist.

Der Fall

Im Streitfall hatte die Klägerin (GmbH) ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer F ein betriebliches Fahrzeug auch zur privaten Nutzung überlassen.

Die durch F geführten Fahrtenbücher wiesen neben dem jeweiligen Datum zumeist Ortsangaben auf (z.B. „F- Straße“) gelegentlich auch die Namen von Kunden oder Angaben zum Zweck der Fahrt (z.B. „F-Tanken-F“), außerdem den Kilometerstand des Fahrzeuges nach Beendigung der Fahrt und die jeweils gefahrenen Tageskilometer. Nachdem das zuständige Finanzamt das Fahrtenbuch als nicht ordnungsgemäß beurteilt hatte, ergänzte die Klägerin im Einspruchsverfahren die in den Fahrtenbüchern gemachten Angaben durch eine nachträglich erstellte Auflistung. Grundlage der nachträglich erstellten Auflistung, war der von F handschriftlich geführte Tageskalender. Die Auflistung enthielt das Datum, den Standort des Fahrzeuges zu Beginn der Fahrt, den Kilometerstand zu Beginn der Fahrt, den Grund der Fahrt, den Fahrer, das Fahrtziel und eine Nummer zur Bezeichnung die am Ende der Liste näher bezeichneten Fahrtrouten. Die Fahrtziele stimmten mit den in dem Fahrtenbuch ausgewiesenen Ortsangaben überein. Das beklagte Finanzamt wollte das mit Hilfe der nachträglich erstellten Auflistung ergänzte Fahrtenbuch dennoch nicht als ordnungsgemäß im Sinne des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG anerkennen. Die dagegen erhobene Klage hatte vor dem Finanzgericht Erfolg. Das beklagte Finanzamt legte allerdings Revision zum BFH ein.

Die Entscheidung des BFH

Der BFH gab der Revision des Finanzamtes statt und hob das Urteil des Finanzgerichtes auf. Der durch F gezogene geldwerte Vorteil für die private Nutzung des von der Klägerin gestellten Fahrzeuges muss nun nach der 1 %-Regelung versteuert werden.

Der BFH weist in seiner Entscheidung auf Folgendes hin:

„Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Formgeführt werden, um so nachträgliche Einführungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Hierfür hat es neben dem Datum und dem Fahrtzielgrundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder – wenn ein solcher nicht vorhanden ist – den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung auszuführen.

Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch genügen allenfalls dann, wenn sich der ausgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn sich dessen Name auf einfache Weise unter Zuhilfenahme von Unterlagen ermitteln lässt, die ihrerseits nicht mehr ergänzungsbedürftig sind.

Dementsprechend müssen die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes im Fahrtenbuch vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhangwiedergegeben werden. Grundsätzlich ist dabei jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands des Fahrzeuges aufzuzeichnen.

Besteht allerdings eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, so können diese Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Dann genügt die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Gesamtkilometerstandes, wenn zugleich die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht worden sind. Wenn jedoch der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zugunsten einer privaten Verwendung unterbrochen wird, stellt diese Nutzungsänderung wegen der damit verbundenen unterschiedlichen steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar, der im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstandes zu dokumentieren ist.“

Das Finanzgericht sei, so der BFH, von anderen (fehlerhaften) Grundsätzen ausgegangen. Das von F geführte Fahrtenbuch sei nicht ordnungsgemäß, weil die Fahrten darin nicht vollständig wiedergegeben seien. Die vollständige Wiedergabe setzt voraus, dass die Angabe des Ausgangspunktes und des Endpunktes der Fahrt angegeben sei. Soweit als Endpunkt der Fahrt jeweils nur eine Straße bezeichnet, aber weder Hausnummer noch Name des dortigen Kunden/Unternehmens angegeben sei, sei allein dadurch das Fahrziel nicht hinreichend präzisiert bestimmt. Die bloße Ortsangabe ohne weitere Benennung des aufgesuchten Kunden/Geschäftspartners sei nicht ausreichend.

Ergänzend bestätigt der BFH die von dem Finanzgericht vertretene Auffassung jedoch insofern, als dass trotz kleinerer Mängel ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß sein kann, wenn das Fahrtenbuch noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der dort getroffenen Angaben bietet und der Nachweis des zu versteuernden privaten Anteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich sei. Nachträgliche Manipulationen hinsichtlich der gefahrenen Kilometer müssten jedoch ausgeschlossen sein. Die nachträgliche Korrektur/Ergänzung fehlender Angaben durch eine eigenständige Auflistung reiche aus diesem Grunde nicht aus. Unerheblich sei auch, ob die nachträglich eingereichte Aufstellung hinsichtlich ihres Wahrheitsgehaltes durch den von F geführten Tageskalender nachgewiesen werden könne. Im Streitfall könne aus diesem Grunde nicht mehr von kleineren (steuerunschädliche) Mängel ausgegangen werden.

Praxishinweis

Führt man sich einmal die Grundsätze vor Augen, die der BFH in ständiger Rechtsprechung zur Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches vertritt, so ergibt sich für den Betroffenen ein nicht nur ein sehr hoher, sondern auch ein nur mit sehr viel Mühewaltung zu erbringender Aufwand um den steuerlichen Vorteil der Fahrtenbuch-Methode gewährleisten zu können. Die Rechtsprechung des BFH ist hinsichtlich der Art und Weise der Fahrtenbuchführung jedoch eindeutig. Nur die lückenlose Fahrtenbuchführung soll ordnungsgemäß sein. Nachträglich Ergänzungen sind grundsätzlich ausgeschlossen; daran wird sich auch zukünftig nichts ändern.

Streitigkeiten mit dem Finanzamt über die Frage, ob ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt worden ist, sind zumeist Folge zeitlicher Eile und der Hektik des Geschäftsalltages. Insbesondere Unternehmen mit einem umfangreichen Fuhrpark an Fahrzeugen, die Mitarbeitern auch zur privaten Nutzung überlassen werden, sollten die betroffenen Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen zur Sorgfalt anhalten. Das Thema dürfte in Zukunft nicht weniger streitträchtig werden.

Auszeichnungen

• „Häufig empfohlen wird Andreas Jahn, Steuer­recht“
  (JUVE Handbuch Wirtschafts­kanz­leien 2022/2023)

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• „Häufig empfohlen wird Andreas Jahn, Steuer­recht“
  (JUVE Handbuch Wirtschafts­kanz­leien 2017-2021)