Hinweise zur Datenverarbeitung personenbezogener Daten (Stand:01.12.2023)

Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten als Mandant/in bzw. sonstiger Beteiligte/r bei MEYER-KÖRING Rechtsanwälte Steuerberater PartG mbB und die Ihnen gemäß der EU-Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) zustehenden Rechte.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

MEYER-KÖRING Rechtsanwälte Steuerberater PartG mbB
Oxfordstraße 21 – D-53111 Bonn
Tel.: +49 228 72636-0
E-Mail: datenschutz@meyer-koering.de
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Two Towers Consulting GmbH & Co. KG
Herr Christian Klos
Hohenzollernring 51 – 50672 Köln
Tel.: +49 221 92 60 99 88

2. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt lediglich zu folgendem/n Zwecke/n, soweit im Folgenden nicht anders benannt: Annahme, Durchführung und Beendigung des Mandates

3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist, soweit im Folgenden nicht anders benannt, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO („Vertragserfüllung“). Eine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Eine uns erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Wenn Sie uns Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit der Inanspruchnahme unserer Dienstleistungen zur Verfügung gestellt haben, behalten wir uns vor, Ihnen regelmäßig Informationen und Befragungen per E-Mail zuzusenden. Hierfür müssen wir gemäß § 7 Abs. 3 UWG keine gesonderte Einwilligung von Ihnen einholen. Die Datenverarbeitung erfolgt insoweit allein auf Basis unseres berechtigten Interesses an personalisierter Direktwerbung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Haben Sie der Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse zu diesem Zweck anfänglich widersprochen, findet ein Mailversand unsererseits nicht statt. Sie sind berechtigt, der Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse zu dem vorbezeichneten Werbezweck jederzeit mit Wirkung für die Zukunft durch eine Mitteilung an den zu Beginn genannten Verantwortlichen zu widersprechen. Hierfür fallen für Sie lediglich Übermittlungskosten nach den Basistarifen an. Nach Eingang Ihres Widerspruchs wird die Nutzung Ihrer E-Mailadresse zu Werbezwecken unverzüglich eingestellt.

4. Kategorien von personenbezogenen Daten

Zur Erfüllung der unter 2. beschriebenen Zwecke verarbeiten wir folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen:
Anrede, Vorname, Nachname, ggf. eine gültige E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk), sowie alle Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind Die Erhebung dieser Daten erfolgt, um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können; um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können; zur Korrespondenz mit Ihnen; zur Rechnungstellung; zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie. Diese Daten erheben wir in der Regel direkt bei Ihnen oder über öffentlich verfügbare Quellen, z. B. im Internet.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Ihre personenbezogenen Daten werden ggf. übermittelt an von uns beauftragte technische Dienstleister (sogen. Auftragsverarbeiter).
Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte, Versicherungen und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Das Anwaltsgeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

OnlineAkte

Wir verwenden die sogenannte „OnlineAkte“ als ergänzendes Modul unserer Kanzleisoftware AnNoText. Die OnlineAkte ist eine gesicherte und personalisierte Kommunikationsplattform, mittels welcher unsere Kanzlei verschlüsselt Informationen und Daten über das Internet mit unseren Mandanten oder anderen Dritten austauschen kann. Die OnlineAkte dient hierbei als Visualisierungsplattform, in der die von uns freigegebenen Daten (z.B. Akten) in aufbereiteter Form zur Verfügung gestellt werden. Die Übertragung zwischen dem Modul OnlineAkte und dem vom Anwender eingesetzten Browser erfolgt verschlüsselt per https. Die Anbindung der OnlineAkte und dem Server unserer Kanzlei erfolgt über ein Virtual Private Network (VPN).
Zugänge und Inhalte der OnlineAkte werden auf unseren Systemen bereitgestellt und verwaltet und werden nur zum Zwecke der Anzeige an die OnlineAkte übertragen. In der OnlineAkte erfasste Daten werden direkt in der Datenbank unserer Kanzlei gespeichert. Eine Speicherung erfasster Daten in der OnlineAkte beim Drittanbieter selbst findet nicht statt. Benutzerkennwörter werden nach dem SHA-2 Hash-Algorithmus auf unserem System verschlüsselt und können nicht wiederhergestellt werden. Die Aktendaten selbst sind 256-Bit-Ende-zu-Ende im erweiterten Schutzstandard AES verschlüsselt.
Übersicht der Daten die ausgetauscht werden können:

von der Kanzlei von Mandanten (optional):
- Akteninformationen    
- Mandatsbeauftragung
- Beteiligte der Akten  
- Akten in Forderungssachen
- Termine mit Beteiligung des Adressaten    
- Dokumentenupload
- Dokumente der Akte    
- Nachrichtenupload
- Forderungskonto der Akte  
- Mandantenkonto der Akte   
- Aktivitäten der Akte  
- Zusatzangaben der Akte

Beim Drittanbieter handelt es sich um die
Wolters Kluwer Deutschland GmbH
Wolters-Kluwer-Straße 1 – 50354 Hürth
Telefon 0221 – 94373-7000
E-Mail: datenschutz@wolterskluwer.com
Die Datenschutzerklärung der Wolters Kluwer Deutschland GmbH finden Sie unter https://www.annotext.de/datenschutz_software/
Rechtsgrundlage für die Nutzung der OnlineAkte ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Digitalisierung des Mandatsverhältnisses.

Onlineberatung per Video- bzw. Textchat

Wir nutzen zur Durchführung unserer Kommunikation in Form von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinaren (nachfolgend: „Online-Meetings“), die Software „Zoom“. Anbieter der Software ist die Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, USA.

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:

• Angaben zum Benutzer wie z. B. Vorname, Nachname, Telefonnummer (optional), E-Mail-Adresse (optional), Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional).
• Meeting-Metadaten wie z.B. Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen.
• Bei Aufzeichnungen (optional) können alle Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen und Textdateien des Online-Meeting-Chats verarbeitet werden.
• Bei Einwahl mit dem Telefon werden Angaben zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit verarbeitet. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Sie haben ggf. die Möglichkeit (optional), in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Die von Ihnen gemachten Texteingaben werden verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Soweit eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Im Rahmen eines Beschäftigtenverhältnisses erfolgt eine entsprechende Datenverarbeitung auf Grundlage des § 26 BDSG. In allen übrigen Fällen ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen, werden wir Ihnen das vor Beginn mitteilen und soweit dies erforderlich ist Sie um eine Zustimmung in die Aufzeichnung bitten. Sollten Sie dies nicht wünschen, können Sie das „Online-Meeting“ verlassen.

Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages (Art. 28 DSGVO), mit „Zoom“ vorgesehen ist. Insbesondere fällt darunter der Zweck der Bereitstellung, Optimierung und Absicherung des Dienstes. Ihre angegebenen Teilnahmeinformationen werden zum Zweck der Identifizierung im „Online-Meeting“ verwendet. „Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland (außerhalb der EU und des EWR) statt. Als Schutzmaßnahmen haben wir die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 und 3 DSGVO) abgeschlossen sowie unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in der EU, oder in anderen sicheren Drittstaaten (z.B. durch Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 DSGVO) genutzt werden. Jedoch können wir nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU / des EWR befinden, was insbesondere dann der Fall sein kann, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meetings“ in einem Drittland aufhalten. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

In dem Umfang, in dem „Zoom“ personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftsvorgängen von „Zoom“ verarbeitet, ist „Zoom“ unabhängiger Datenverantwortlicher für diese Nutzung und als solcher verantwortlich für die Einhaltung geltender Gesetze und Verpflichtungen eines Verantwortlichen. Wenn Sie die sonstigen Webseiten des Anbieters besuchen oder die Anwendung des Anbieters auf ihrem Gerät installieren, richtet sich die Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich nach den Datenschutzbestimmungen des Anbieters. Weitere Informationen zu „Zoom“ finden Sie unter: https://explore.zoom.us/de/privacy/.“

6. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

7. Datenübermittlung in Drittländer und internationale Organisationen

Eine Datenübermittlung in Drittländer oder an internationale Organisationen ist nicht beabsichtigt. Falls dies erforderlich werden sollte, werden, um Ihre Daten zu schützen und uns gegebenenfalls eine Datenübermittlung in Drittländer (außerhalb der EU/des EWR) zu ermöglichen, die gesetzlich vorgesehenen Sicherungsmechanismen, insbesondere die Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, einsetzen.

8. Dauer der Datenspeicherung

Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde,) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) oder zur Wahrung eigener Interessen (z.B. Ablauf von zivilrechtlichen Verjährungsfristen) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

9. Betroffenenrechte

Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO und Art. 16 DSGVO das Recht, Auskunft über Ihre durch uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten sowie deren Berichtigung zu verlangen. Unter bestimmten Voraussetzungen steht Ihnen außerdem ein Recht auf Vervollständigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie deren Übermittlung in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu.

10. Widerspruchsrecht

Sofern die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Sofern wir keine zwingend schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, nachweisen können oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient, stellen wir dann die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein.

11. Beschwerderecht

Sie können sich mit einer Beschwerde direkt an die Aufsichtsbehörde wenden. Für uns zuständig ist die
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4 – 40213 Düsseldorf