Die EVB-IT – Neue Mustervertragsbedingungen für die Beschaffung von Informationstechnik durch öffentliche Auftraggeber

Der Bedarf der Verwaltung an Computern und Software ist groß und wird auf absehbare Zeit immer weiter wachsen. Schon jetzt investieren Bund, Länder und Kommunen im Jahr rund 10 Milliarden Mark in neue Informationstechnik. Um es der Verwaltung künftig leichter zu machen, dringend benötigte Informationstechnik kostengünstig und schnell zu beschaffen, haben sich die öffentlichen Auftraggeber auf neue Mustervertragsbedingungen für die Beschaffung von Informationstechnik geeinigt.

 

I. Entwicklung und Zweck der Regelung

Seit 1972 wurden mit der Zeit insgesamt sieben Vertragstypen der „Besonderen Vertragsbedingungen für die Beschaffung von Datenverarbeitungsleistungen (BVB)“ als Einkaufsbedingungen für die Beschaffung von Datenverarbeitungsanlagen und -geräten durch die öffentliche Hand eingeführt, deren Anwendung für Beschaffer aus Bund und Ländern gemäß den Verwaltungsvorschriften zu § 55 BHO/LHO zwingend ist. Die BVB sind infolge der technischen Entwicklung in Form von immer leistungsfähigerer Technik und einem immer schnelllebigeren Markt und der Veränderung rechtlicher Rahmenbedingungen in Form von Urteilen des Bundesgerichtshofes sowie Änderungen im Urheberrecht und im europäischen Vertragsrecht überholt.

Eine Arbeitsgruppe hat unter der Federführung des Bundesministeriums des Inneren und in Abstimmung mit den zuständigen Wirtschaftsverbänden neue, die BVB ablösenden Vertragstypen entwickelt. Die Vertragstypen Kauf, Dienstleistung, Überlassung von Standardsoftware Typ A und Instandhaltung sind bereits mit der Wirtschaft abgestimmt. Daneben ist die Einführung weiterer EVB-IT-Vertragstypen geplant, sobald der gerade laufende Abstimmungsprozess mit der Wirtschaft abgeschlossen ist. Dies werden unter anderem Vertragstypen für die Pflege von Software, für die befristete Überlassung von Standardsoftware, für die Beschaffung und den Betrieb von IT-Systemen sowie für die Planung und Realisierung von IT-Vorhaben sein.

Diese neuen Vertragsbedingungen heißen infolge einer Änderung der entsprechenden Begriffe in der Verdingungsordnung für Leistungen (§ 9 VOL/A) nun „Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen“ (EVB-IT).

In einem Beschluss vom 18. September 2000 hat der Kooperationsausschuss Datenverarbeitung Bund/Länder/Kommunaler Bereich (KoopA-ADV) seinen Mitgliedern (Bund, Ländern, kommunalen Spitzenverbänden) empfohlen, die EVB-IT-Vertragstypen Kauf, Dienstleistung, Überlassung Typ A und Instandhaltung einzuführen. Die Einführung hat zwangsläufig die Ablösung der vom Anwendungsspektrum der EVB-IT betroffenen BVB-Vertragstypen zur Folge. Der Empfehlung des KoopA-ADV zur Umsetzung der EBV-IT soll für den Bund und für die Länder jeweils durch einen entsprechenden Erlass entsprochen werden. Die zur Anwendung der BVB bei Bund und Ländern bestehenden Verwaltungsvorschriften sind entsprechend anzupassen. Allgemein wird dies durch eine Änderung der Verwaltungsvorschriften zu § 55 von Bundeshaushaltsordnung und Landeshaushaltsordnungen geschehen. Die Gemeinden bestimmen im Rahmen der kommunalen Selbstverwaltung selbst über die Umsetzung der Empfehlung der kommunalen Spitzenverbände.

 

II. Geltungsbereich

Die EVB-IT gelten für die Beschaffung jeglicher Arten von Informationstechnik einschließlich der dazugehörigen Leistungen. Die Informationstechnik erstreckt sich dabei auf Datenverarbeitungstechnik, Kommunikationstechnik sowie auf Bürotechnik. Geltung erlangen die EVB-IT –wie etwa die VOL/B- jedoch nur dann, wenn sie im Vertrag ausdrücklich vereinbart worden sind. Jeder EVB-IT-Vertrag enthält deshalb standardmäßig eine solche ausdrückliche Vereinbarung.

 

III. Anwendungsverpflichtung

So, wie die Anwendung der BVB ist für Beschaffer aus Bund und Ländern gemäß den Verwaltungsvorschriften zu § 55 BHO/LHO zwingend ist, wird dies auch nach entsprechender Abänderung der Vorschriften für die EVB-IT gelten.

Auf die Anwendung der EVB-IT kann nur in besonders gelagerten Ausnahmefällen verzichtet werden. Ein solcher Fall, in dem die Gründe für den Anwendungsverzicht der EBV-IT stets festzuhalten sind, soll vor allem dann vorliegen, wenn für die Leistung aus besonderen Gründen (z.B. besondere Erfahrungen, Zuverlässigkeit, bestimmte Ausführungsarten, bestehende Schutzrechte) nur ein Unternehmen in Betracht kommt und dieses Unternehmen nicht bereit ist, die EVB-IT als Vertragsunterlage anzuerkennen oder wenn infolge der Anwendung der EVB-IT die Beschaffung insgesamt unwirtschaftlich wäre. Sind Abweichungen von den Festlegungen der EVB-IT vorgesehen, so sind diese genauso wie der eindeutige Hinweis auf die Einbeziehung der EVB-IT in den Vertrag in den Ausschreibungsunterlagen festzuhalten.

 

IV. Anwendungsbereich

1) Aufbau und Struktur der EVB-IT

Die EVB-IT sehen verschiedene Vertragstypen vor, die jeweils aus einem Vertragsformular und aus Allgemeinen Vertragsbedingungen (AGB) bestehen. In dem Vertragsmuster ist das jeweilige konkrete Rechtsgeschäft festzuhalten und in seinen Einzelheiten zu regeln. Die Vertragsbedingungen enthalten als letzten Teil Definitionen von Begriffen, welche in den Vertragsmustern oder den Vertragsbedingungen verwendet werden, und über die ein einheitliches Verständnis bei Auftraggebern und Auftragnehmern notwendig ist. Bei Verwendung der vorgesehenen Vertragsmuster werden die jeweiligen Vertragsbedingungen einschließlich der Definitionen Vertragsbestandteil.

Zudem existieren Hinweise für die Nutzung und Auslegung der EBV-IT, welche jedoch ausdrücklich nicht Vertragsbestandteil werden.

2) Anwendungsbereiche der einzelnen Vertragstypen:

Das gesamte Anwendungsspektrum der BVB wird durch die bisher vorliegenden vier EVB-IT-Vertragstypen Kauf, Dienstleistung, Überlassung von Standardsoftware Typ A und Instandhaltung noch nicht vollständig abgedeckt. Wenn eine Beschaffung nicht vom Anwendungsspektrum eines veröffentlichten EBV-IT-Vertragstyps abgedeckt wird, ist bis zur Veröffentlichung und Einführung des betreffenden EBV-IT-Vertragstyps der Vertrag auf der Grundlage von den BVB abzuschließen.

Zur Entscheidungshilfe werden die Anwendungsbereiche der bereits vorliegenden EVB-IT-Vertragstypen erläutert:

a) EVB-IT-Kauf

Die EVB-IT-Kauf sind anzuwenden bei Verträgen über den Kauf „fertiger“ Hardware, gegebenenfalls einschließlich der Überlassung von Standardsoftware gegen Einmalvergütung zur unbefristeten Nutzung. Im Gegensatz zu den BVB-Kauf sehen die EVB-IT-Kauf keine werkvertraglichen Leistungen wie zum Beispiel Anpassungsleistungen oder die Herbeiführung der Funktionsfähigkeit vor. Die EVB-IT-Kauf beinhalten daher auch keine werkvertraglichen Vereinbarungen wie zum Beispiel die Erklärung der Funktionsbereitschaft, Leistungsprüfungen sowie Abnahme. Erwartet der Beschaffer eine über die bloße Lieferung der Standardprodukte hinausgehende werkvertragliche Leistung, sind bis zur Einführung des EVB-IT-Systemvertrages weiterhin BVB-Kauf beziehungsweise BVB-Überlassung anzuwenden.

b) EVB-IT-Dienstleistung

Dienstverträge wurden von den bisherigen BVB nicht erfasst. Der nun vorliegende EVB-IT-Dienstvertrag ist dann anzuwenden, wenn der Schwerpunkt der vom Auftragnehmer geschuldeten Leistung in der Erbringung von Diensten liegt, wie etwa bei Schulungs-, Beratungs- oder sonstigen Unterstützungsleistungen.

c) EVB-IT-Überlassung Typ A

Dieser Vertragstyp ist anzuwenden bei der Überlassung von Standardsoftware gegen Einmalvergütung zur unbefristeten Nutzung. Wie bei EVB-IT-Kauf findet der EVB-IT-Überlassungsvertrag keine Anwendung, wenn zusätzlich werkvertragliche Leistungen des Auftragnehmers wie etwa Installation, Integration, Parametrisierung oder Anpassung der Standardsoftware an die Bedürfnisse des Auftraggebers verlangt werden. Erwartet der Beschaffer eine über die bloße Lieferung der Standardsoftware hinausgehende werkvertragliche Leistung, so ist bis zur Einführung des EVB-IT-Systemvertrages weiterhin BVB-Überlassung anzuwenden.

d) EVB-IT-Instandhaltung

Die EVB-IT-Instandhaltung ersetzen die BVB-Wartung. Instandhaltungsleistungen sind Inspektions-, Wartungs- und Instandsetzungsleistungen und betreffen Hardware. Die Leistungen können gegen pauschale Vergütung oder gegen Vergütung nach Aufwand vereinbart werden.

 

V. Wichtige Regelungswerke aller Vertragstypen

Nachfolgend sollen kurz die wichtigsten Regelungsinhalte der vier Vertragstypen schematisch angesprochen werden.

 

1) Das Haftungskonzept

Im Haftungskonzept der EVB-IT wurden vornehmlich die vier Bereiche Verzug, Gewährleistung, Schutzrechtsverletzung und sonstige Haftung einer besonderen Regelung unterworfen, wobei das Haftungskonzept für die einzelnen Vertragstypen differenziert ausgestaltet ist.

a) Verzug

Aufgrund der Unterschiedlichkeit der Vertragstypen sind die Verzugsregelungen entsprechend unterschiedlich ausgestaltet. Soweit der Auftragnehmer den Verzug leicht fahrlässig verursacht hat, enthalten die EVB-IT – mit Ausnahme des Dienstvertrages – eine pauschalierte Schadensersatzregelung und eine Haftungsbegrenzung der Höhe nach. Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, entweder seinen Schaden im Einzelnen darzulegen und zu beweisen oder seinen Schaden pauschal geltend zu machen. Im letzteren Fall bleibt es dem Auftragnehmer unbenommen nachzuweisen, dass dem Auftraggeber kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist. Die an der Erörterung der EVB-IT beteiligten Delegationen waren sich darüber einig, dass die dem Auftraggeber eingeräumte Erleichterung der Darlegungs- und Beweislast für entstandene Verzugsschäden in Form der pauschalierten Schadensersatzregelung mit einer Begrenzung des Schadensersatzanspruches der Höhe nach einhergehen soll. Die Begrenzung gilt nicht bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.

b) Gewährleistung

Treten Störungen oder Fehler auf, so bestimmen sich die Rechtsfolgen wegen der Unterschiedlichkeit der Vertragstypen ebenfalls unterschiedlich.

Die EVB-IT-Dienstleistung führen den Begriff der „qualitativen Leistungsstörung“ ein, da er den an der Erörterung der EVB-IT Beteiligten „griffiger“ als die zivilrechtlichen Ansprüche bei fehlerhaft erbrachten Dienstleistungen erscheint.

Die EVB-IT-Kauf und EVB-IT-Überlassung Typ A sehen eine Regelung vor, nach der der Auftragnehmer in der Regel Fehler nach seiner Wahl unverzüglich durch Nachbesserung oder Neulieferung zu beseitigen hat. Sie beinhalten auch die gesetzlichen Gewährleistungsansprüche Wandelung und Minderung für den Fall, dass die Nachbesserung oder Neulieferung fehlschlägt oder vertraglich ausgeschlossen ist. Können bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen – Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden, so sind diese im Fall der leichten Fahrlässigkeit der Höhe nach begrenzt. In den Fällen von Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Fehlen einer zugesicherten Eigenschaft und arglistigem Verschweigen eines Fehlers existiert eine solche Begrenzung nicht.

c) Schutzrechtsverletzungen

Bei Schutzrechtsverletzungen sieht das Haftungskonzept zunächst die Verpflichtung des Auftragnehmers vor, dafür zu sorgen, dass die Schutzrechtsverletzungen beseitigt werden oder der Auftraggeber von Ansprüchen Dritter freigestellt wird. Die in den EVB-IT enthaltenen Bestimmungen sehen ein Verfahren vor, welches das Zusammenwirken von Auftraggeber und Auftragnehmer und die Rechtsfolgen regelt. Die Voraussetzungen für die Haftung des Auftragnehmers für Schutzrechtsverletzungen sind, dass der Auftraggeber den Auftragnehmer von Ansprüchen Dritter unverzüglich verständigt, die behauptete Schutzrechtsverletzung nicht anerkennt und jegliche Auseinandersetzung mit dem Dritten, einschließlich etwaiger außergerichtlicher Regelungen, dem Auftragnehmer überlässt.

d) Sonstige Haftung

Neben den Ansprüchen aus Verzug, Gewährleistung, zusammen mit „positiver Vertragsverletzung“ sowie Schutzrechtsverletzungen, die jeweils abschließend geregelt sind, existieren eine Reihe weiterer gesetzlicher Haftungsansprüche, insbesondere Ansprüche aus unerlaubter Handlung nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch.

Unter der Überschrift „Sonstige Haftung“ für leicht fahrlässig verursachte Personen-, Sach- und Vermögensschäden sehen die EVB-IT hierzu jeweils Haftungshöchstgrenzen vor. Diese Haftungsbegrenzungen gelten nicht bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Fehlen einer zugesicherten Eigenschaft oder soweit das Produkthaftungsgesetz zur Anwendung kommt. Bei Verlust von Daten und Informationen haftet der Auftragnehmer nur für denjenigen Aufwand, der bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Auftraggeber für die Wiederherstellung der Daten erforderlich ist, da dem Auftraggeber die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Datensicherung obliegt.

e) Vertragsstrafe

Eine standardmäßige Vertragsstrafenregelung sehen die EVB-IT nicht vor. Es kann jedoch für den Verzugsfall unter Berücksichtigung der Bestimmungen der VOL/A im EVB-IT-Vertrag eine Vertragsstrafenregelung unter der Nummer „Sonstige Vereinbarungen“ individuell vereinbart werden. Eine solche Vertragsstrafenregelung

muss die Regelung über den pauschalierten Schadensersatz (Verzugsfall) im jeweiligen EVB-IT-Vertragstypen eindeutig ersetzen sowie notwendig und angemessen sein.

f) Gesamthaftungsbegrenzung

Eine Gesamthaftungsbegrenzung sehen die EVB-IT weder im Vertrag noch in den Vertragsbedingungen vor. Demzufolge können Haftungsansprüche, die aus unterschiedlichen Gründen entstehen, kumulieren und möglicherweise in der Summe zu höheren Ansprüchen führen als die in den EVB-IT vorgesehenen einzelnen Höchst- oder Obergrenzen. Das Fehlen einer Haftungsbegrenzung oder eine Haftungsbegrenzung auf hohem Niveau stellt somit für den Auftragnehmer ein erhebliches Risiko dar, welches in aller Regel zur Vereinbarung eines entsprechend höheren Preises bzw. einer entsprechend höheren Vergütung führen wird. Es kann daher im konkreten Beschaffungsfall angezeigt sein, zu prüfen, ob durch die Vereinbarung einer Gesamthaftungsbegrenzung – auch unter Berücksichtigung der für den Auftraggeber damit verbundenen Risiken – nicht insgesamt doch ein wirtschaftlicheres Ergebnis erzielt werden kann. Eine Gesamthaftungsbegrenzung kann im EVB-IT-Vertrag unter der Nummer „Sonstige Vereinbarungen“ individuell vereinbart werden.

Anlässlich der Erörterung der EVB-IT mit den Wirtschaftsverbänden wiesen diese darauf hin, dass das Fehlen einer angemessenen Gesamthaftungsbegrenzung insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen veranlassen könnte, an Ausschreibungen wegen der denkbar möglichen Risiken nicht teilzunehmen. Bei der Entscheidung, ob eine angemessene Gesamthaftungsbegrenzung vereinbart werden soll, ist daher auch zu berücksichtigen, dass bei Fehlen einer solchen Begrenzung möglicherweise der Bieterkreis ungewollt eingeschränkt werden kann.

2) Datenschutz

Datenschutz, Geheimhaltung und Sicherheit werden in Vertrag und Vertragsbedingungen näher geregelt. Der Auftraggeber bleibt danach auch bei der Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch von ihm beauftragte Dritte (Auftragsdatenverarbeitung im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes) für die Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften verantwortlich. Der Auftragnehmer darf die personenbezogenen Daten und Unterlagen nur im Rahmen des Auftrags und nach den Weisungen des Auftraggebers verarbeiten.

3) Gerichtsstand

Nach § 19 VOL/B richtet sich der Gerichtsstand ausschließlich nach dem Sitz der für die Prozessvertretung des Auftraggebers zuständigen Stelle.

 

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Hinweise:

Sollte Sie an Unterlagen zur EVB-IT wie Vertragsformularen, Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Nutzerhinweisen zur EVB-IT interessiert sein, so können sie sich per E-Mail mit uns in Verbindung setzen. Gerne lassen wir Ihnen diese Unterlagen zukommen.

Quellen:

1) Bekanntmachung der EVB-IT durch das BMI vom 10.12.2000

2) Hinweise für die Nutzung der Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen in der Fassung vom 1.12.2000

3) Pressemitteilung des BMI vom 12.10.2000