Mit einem neuen BMF-Schreiben vom 26.11.2010 hat sich das BMF zu den Anforderungen geäußert, die seitens der Finanzverwaltung an die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften gestellt werden.

Seit dem 01.01.2007 sind gemäß § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege,
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 ZK beigefügt sind (sofern die Zollbehörde auf ihre Vorlage verzichtet oder die nach Vorlage zurückgegeben werden),
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind und
• mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind,

während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (grundsätzlich. 10 Jahre, § 147 Abs. 3 AO) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.

In diesem Zusammenhang hat der Gesetzgeber die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-geschützter Buchführungssysteme (GoBS)“ vom 07.11.1995 sowie die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ vom 16.07.2001 normiert. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung der Daten oder eine ausschließliche Speicherung der Rechnungssummen ist nicht zulässig ist. Auch ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist darüber hinaus nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen vielmehr in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.

Mit dem neuen BMF-Schreiben vom 26.11.2010 stellt das BMF insbesondere Grundsätze und Leitsätze zur Speicherung von Daten im Zusammenhang mit dem Einsatz von Taxametern, Wegstreckenzählern und Registrierkassen auf.

Für die Praxis besonders relevant sind die Hinweise zu Registrierkassen. Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten – innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden, so das BMF. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.

Das vollständige BMF-Schreiben ist abrufbar unter:

http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_92/DE/BMF__Startseite/Aktuelles/BMF__Schreiben/Veroffentlichungen__zu__Steuerarten/betriebspruefung/008.htm

Praxishinweis:

Für zukünftige Betriebsprüfung ist zu beachten, dass den zuständigen Finanzbehörden neben dem Einsatz einer prüfeigenen Software (sog. Win-IDEA-Programm) auch ein Recht auf Zurverfügungstellung der gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger – Datenträger-CD, die zum Einsatz von Win-IDEA konvertierbar ist – zusteht. Darüber hinaus ist es den Finanzbehörden auch erlaubt, die zu prüfenden Buchführungsunterlagen mitzunehmen und erst am Dienstsitz auszuwerten.

Handelt der Steuerpflichtige wider den Bestimmungen der GDPdU, so kann die Finanzbehörde bei Nichteinräumung der Möglichkeit des Datenzugriffs gemäß § 146 Abs. 2b AO ein sog. Verzögerungsgeld in Höhe von € 2.500 bis € 250.000 erheben.

Auszeichnungen

• „Häufig empfohlen wird Andreas Jahn, Steuer­recht“
  (JUVE Handbuch Wirtschafts­kanz­leien 2022/2023)

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• „Häufig empfohlen wird Andreas Jahn, Steuer­recht“
  (JUVE Handbuch Wirtschafts­kanz­leien 2017-2021)