Eine vom tatsächlichen Zeitaufwand unabhängige (pauschale) Vergütung führt zur Umsatzsteuerpflicht der gesamten gezahlten Vergütungen

Eine Entschädigung von bis zu 50,00 €/Std. ist angemessen, sofern ein Betrag von 17.500,00 €/Jahr nicht überschritten wird

Mit BMF-Schreiben vom 02.01.2012 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF IV D 3 – S 7185/09/10001) die Voraussetzungen der Umsatzsteuerbefreiung der an Ehrenamtliche gezahlten Entgelte verschärft.

Zum Hintergrund

Auf der Grundlage des Gesetzes zur Stärkung des bürgerlichen Engagements[1]hatte der Gesetzgeber bereits im Jahr 2007 die Vorschrift des § 3 Nr. 26a EStG eingeführt. Steuerpflichtige, die als Vorstands-, Ausschuss-, Aufsichtsrats-, Beirats-, Betriebsratsmitglied oder ehrenamtlicher Richter für gemeinnützige Vereine, Verbände und Organisationen ehrenamtlich tätig sind und dort nicht zugleich auch entgeltlich beschäftigt sind, können im Kalenderjahr einen Betrag von 500,00 € einkommensteuerfrei vereinnahmen. Darüber hinaus kann der nebenberuflich als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher oder mit vergleichbarer Funktion für einen gemeinnützigen Vereine, Verbände und Organisationen tätige Steuerpflichtige einen Betrag von 2.100,00 € (jährlich) einkommensteuerfrei vereinnahmen (§ 3 Nr. 26 EStG).

In Ergänzung zu den Vorschriften des § 3 Nr. 26, 26b EStG privilegiert auch das Umsatzsteuergesetz die aufgrund ehrenamtlichen Engagements vereinnahmten Entgelte. § 4 Nr. 26 UStG sieht die Umsatzsteuerbefreiung vor. Das Umsatzsteuergesetz orientiert sich dabei allerdings nicht an den Freigrenzen des Einkommensteuergesetzes, sondern stellt vielmehr eigene Kriterien auf. Die Vergütungen sind von der Umsatzsteuer befreit, wenn

• die Tätigkeit für juristische Personen des öffentlichen Rechts ausgeübt wird oder
• das Entgelt für diese Tätigkeit nur in Auslagenersatz und einer angemessenen Entschädigung für Zeitversäumnisse besteht.

Die Voraussetzungen der Umsatzsteuerfreiheit hat die Finanzverwaltung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass vom 01.10.2010 (Abschn. 4.26.1 UStAE) konkretisiert. Der Begriff der „angemessenen Entschädigung“ und die Anforderungen, die an den Nachweis des abgegoltenen Zeitaufwands von Seiten der Finanzverwaltung gestellt werden, sind nun neu definiert und verschärft worden.

Angemessene Entschädigung i.S.d. § 4 Nr. 26b UStG ab 31.03.2012

Der Ehrenamtler kann nunmehr seit dem 31.03.2012 eine Tätigkeitsvergütung von max. 50,00 €/Std. umsatzsteuerfrei vereinnahmen. Dies setzt jedoch voraus, dass die Umsatzschwelle der sog. Kleinunternehmerregelung von max. 17.500,00 €/Jahr eingehalten wird und eine nachvollziehbare Dokumentation erfolgt.

Seit dem 31.03.2012 lautet Abschn. 4.26.1 UStAE wie folgt:

„(4)    Geht in Fällen des § 4 Nr. 26 b UStG das Entgelt über einen Auslagenersatz und eine angemessene Entschädigung für Zeitversäumnis hinaus, besteht im vollen Umfang Steuerpflicht.

Was als angemessene Entschädigungfür Zeitversäumnis anzusehen ist, muss nach den Verhältnissen des Einzelfalls beurteilt werden; dabei ist eine Entschädigung in Höhe von bis zu 50,00 € je Tätigkeitsstunde regelmäßig als angemessen anzusehen, sofern die Vergütung für die gesamten ehrenamtlichen Tätigkeiten den Betrag von 17.500,00 € im Jahr nicht übersteigen.

Der tatsächliche Zeitaufwand ist nachvollziehbar zu dokumentieren.

Eine vom tatsächlichen Zeitaufwand unabhängige z.B. laufend gezahlte Pauschale bzw. monatlich oder jährlich laufend gezahlte pauschale Vergütung führt zu Nichtanwendbarkeit der Befreiungsvorschrift mit der Folge, dass sämtliche für diese Tätigkeit gezahlten Vergütungen – auch soweit sie daneben in Auslagenersatz oder einer Entschädigung für Zeitaufwand bestehen – der Umsatzsteuer unterliegen.“

Fazit

Im Vergleich zu der in der Vergangenheit geltenden Verwaltungsauffassung besteht in Zukunft ein zwingendes Bedürfnis zur detaillierten Dokumentation des tatsächlichen Zeitaufwandes. Vereine, Verbände und Organisationen sowie die dort tätigen Ehrenamtliche trifft damit zukünftig ein erhöhter Verwaltungsaufwand. Betroffene sollten jetzt prüfen, ob die bisherige Abrechnungs- und Nachweispraxis die Voraussetzungen einer nachvollziehbaren Dokumentation (nach Stunden und Stundensatz) erfüllt. Das BMF hat zwar nicht ausdrücklich angekündigt, die Umsatzsteuerbefreiung auch in den Fällen der unzureichenden Dokumentation, sondern nur in den Fällen der zeitunabhängigen pauschalen Entgeltzahlung versagen zu wollen, vertrauen sollte man darauf jedoch nicht. Denn letztendlich führt die Feststellung einer unzureichenden Dokumentation der Stunden, der Stundensätze und der Berechnung des Entgelts zu einer Pauschalvergütung mit der die erbrachten Stunden – mangels Nachweises/Dokumentation – pauschal abgegolten worden sind.

Die verschärfte Regelung findet auf alle Umsätze, die nach dem 31.03.2012 ausgeführt werden, Anwendung.

Auszeichnungen

• „Häufig empfohlen wird Andreas Jahn, Steuer­recht“
  (JUVE Handbuch Wirtschafts­kanz­leien 2022/2023)

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• „Häufig empfohlen wird Andreas Jahn, Steuer­recht“
  (JUVE Handbuch Wirtschafts­kanz­leien 2017-2021)