Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte?

Arbeitnehmer können die Entfernung einer Abmahnung aus ihrer Personalakte verlangen, wenn diese inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachenbehauptungen bzw. unzutreffende Wertungen enthält oder unverhältnismäßig ist. Abmahnungen verlieren mit der Zeit ihre Warnwirkung. Über die Frage, ob dies auch für die Dokumentationsfunktion der Abmahnung gilt, hatte nun das Bundesarbeitsgericht zu entscheiden.

Sachverhalt

Eine Arbeitnehmerin erhielt wegen des Abhandenkommens eines ihr anvertrauten Kassenbuchs eine Abmahnung. Der genaue Hergang und der Zeitpunkt sowie die sich daraus ergebenden Verantwortlichkeiten für das Führen des Kassenbuchs waren zwischen den Parteien streitig. Die Arbeitnehmerin verlangte nun auf dem Klageweg die Entfernung der Abmahnung aus ihrer Personalakte. Das Arbeitsgericht sowie das Landesarbeitsgericht gaben der Klage statt.

Entscheidung

Das Bundesarbeitsgericht hob das Berufungsurteil auf und verwies die Sache an das Landesarbeitsgericht zurück. Das Landesarbeitsgericht habe auf der Basis seiner Feststellungen zu Unrecht angenommen, dass die Klägerin einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus ihrer Personalakte habe. Da Personalakten grundsätzlich ein vollständiges Bild über die Verhältnisse enthalten sollten, könnten Arbeitnehmer nur in Ausnahmefällen die Entfernung von Abmahnungen und anderen Vorgängen aus der Personalakte verlangen. Ein solcher Ausnahmefall liege etwa dann vor, wenn eine Interessenabwägung im Einzelfall ergebe, dass die weitere Aufbewahrung zu unzumutbaren beruflichen Nachteilen für den Arbeitnehmer führen könnte, obwohl der beurkundete Vorgang für das Arbeitsverhältnis rechtlich bedeutungslos geworden sei, da Abmahnungen neben einer Warnfunktion auch eine Dokumentationsfunktion innehätten. Ob die Abmahnung zwischenzeitlich rechtlich bedeutungslos geworden sei, habe das Landesarbeitsgericht fälschlicherweise nicht festgestellt. Ein Anspruch auf Entfernung der Abmahnung sei aber nicht deshalb ausgeschlossen, weil die Abmahnung für eine später erforderlich werdende Interessenabwägung interessant sein könne. Die Umstände des Einzelfalls seien entscheidend.

Hinweis für die Praxis

Um in einem späteren Kündigungsrechtsstreit nachweisen zu können, dass das Arbeitsverhältnis nicht beanstandungsfrei verlaufen ist und insbesondere bei langjährigen Beschäftigungsverhältnissen der Arbeitnehmer kein uneingeschränktes Vertrauenskapital erworben hat, sollten Arbeitgeber Abmahnungen generell nicht aus den Personalakten ihrer Beschäftigten entfernen. Sofern ein Arbeitnehmer auf Entfernung einer Abmahnung klagt, sollte der Arbeitgeber Gründe des Einzelfalls vortragen, die sein berechtigtes Interesse bekunden, die Abmahnung in der Personalakte zu belassen. Beispielsweise kann sich der Arbeitgeber darauf berufen, dass es sich um erhebliche Pflichtverletzungen im Vertrauensbereich gehandelt habe, deren Nachweis dem Arbeitgeber für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses möglich sein muss.

Auszeichnungen

• TOP-Wirtschafts­kanzlei für Arbeits­recht
  (FOCUS SPEZIAL 2023, 2022, 2021, 2020)

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• TOP-Kanzlei für Arbeitsrecht
  (WirtschaftsWoche 2023, 2022, 2021, 2020)

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• TOP-Anwältin für Arbeitsrecht: Ebba Herfs-Röttgen
  (WirtschaftsWoche, 2023, 2022, 2021, 2020)

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• TOP-Anwalt für Arbeitsrecht: Prof. Dr. Nicolai Besgen
  (WirtschaftsWoche 2023, 2020)