Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte?

In der Praxis kommt es zwischen den Arbeitsvertragsparteien immer wieder zu Streit darüber, ob eine bereits vor längerer Zeit erteilte Abmahnung wieder aus der Personalakte entfernt werden muss. Dies gilt insbesondere dann, wenn es zwischenzeitlich nicht zu Wiederholungsfällen gekommen ist und die Abmahnung ihre kündigungsschutzrechtliche Warnfunktion wegen des schon länger zurückliegenden Vorwurfs verloren hat. Das Bundesarbeitsgericht hat sich nun zu einem solchen Entfernungsanspruch dezidiert geäußert und dabei für die Praxis klare Richtlinien aufgezeigt (BAG, Urteil v. 19.07.2012 – 2 AZR 782/11). Wir möchten die wesentlichen Grundsätze, die nunmehr gelten, nachfolgend aufzeigen. Wegen des sehr speziellen und einzelfallbezogenen Sachverhalts beschränken wir uns dabei auf die Darstellung der Kernaussagen des Urteils.

I. Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus einer Personalakte

Arbeitnehmer haben grundsätzlich in entsprechender Anwendung der §§ 242, 1004 BGB Anspruch auf Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus ihrer Personalakte. Der Anspruch besteht, wenn die Abmahnung entweder inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt.

II. Anspruch auch bei zu Recht erteilter Abmahnung

Ein Entfernungsanspruch besteht selbst bei einer zu Recht erteilten Abmahnung. Voraussetzung ist aber nach der Rechtsprechung, dass kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers mehr an dem Verbleib der Abmahnung in der Personalakte besteht.

Hinweis für die Praxis:

Das Bundesarbeitsgericht differenziert also bei dem Entfernungsanspruch zwischen den zu Unrecht und den zu Recht erteilten Abmahnungen. Bei zu Unrecht erteilten Abmahnungen besteht immer ein Entfernungsanspruch. Bei zu Recht erteilten Abmahnungen nur dann, wenn kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers mehr geltend gemacht werden kann.

III. Voraussetzung für schutzwürdiges Interesse

Mit einer Abmahnung übt ein Arbeitgeber seine Rechte in doppelter Hinsicht aus. Zum einen weist er den Arbeitnehmer als seinen Schuldner auf dessen vertragliche Pflichten hin und macht ihn auf die Verletzung dieser Pflichten aufmerksam (Rüge- und Dokumentationsfunktion). Zum anderen fordert er ihn für die Zukunft zu einem vertragstreuen Verhalten auf und kündigt, sofern ihm dies angebracht erscheint, individualrechtliche Konsequenzen für den Fall einer erneuten Pflichtverletzung an (Warnfunktion).

Ein Anspruch auf Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung setzt demnach nicht nur voraus, dass die Abmahnung ihre Warnfunktion verloren hat. Der Arbeitgeber darf auch kein berechtigtes Interesse mehr an der Dokumentation der gerügten Pflichtverletzung haben. Der Arbeitnehmer kann die Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung aus seiner Personalakte also nur dann verlangen, wenn sie für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses unter keinem rechtlichen Aspekt mehr eine Rolle spielen kann. Das durch die Abmahnung gerügte Verhalten muss für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht rechtlich bedeutungslos geworden sein.

Das ist nicht der Fall, solange eine zu Recht erteilte Abmahnung etwa für eine zukünftige Entscheidungüber eine Versetzung oder Beförderung und die entsprechende Eignung des Arbeitnehmers, für die spätere Beurteilung von Führung und Leistung in einem Zeugnis oder für die im Zusammenhang mit einer möglichen späteren Kündigung erforderlich werdende Interessenabwägung von Bedeutung sein kann. Darüber hinaus kann es im berechtigten Interesse des Arbeitgebers liegen, die Erteilung einer Rüge im Sinne einer Klarstellung der arbeitsvertraglichen Pflichten weiterhin dokumentieren zu können.

Hinweis für die Praxis:

Die schutzwürdigen Interessen des Arbeitnehmers verlangen also nicht, einen Anspruch auf Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung schon dann zu bejahen, wenn diese zwar ihre Warnfunktion verloren hat, ein Dokumentationsinteresse des Arbeitgebers aber fortbesteht.

IV. Dauer des berechtigten Interesses?

Danach kann eine Abmahnung für eine spätere Interessenabwägung auch dann noch Bedeutung haben, wenn sie ihre kündigungsrechtliche Warnfunktion bereits verloren hat. So kann in die Interessenabwägung bei einer verhaltensbedingten Kündigung ein zuvor störungsfreier Verlauf des Arbeitsverhältnisses einzubeziehen sein. An einem solchen kann es fehlen, wenn der Arbeitnehmer schon einmal abgemahnt wurde.

Gleichwohl besteht ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an der Dokumentation einer Pflichtverletzung nicht zwangsläufig für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses. So kann ein hinreichend lange zurückliegender, nicht schwerwiegender und durch beanstandungsfreies Verhalten faktisch überholter Pflichtenverstoß seine Bedeutung für eine später erforderlich werdende Interessenabwägung gänzlich verlieren. Eine nicht unerhebliche Pflichtverletzung im Vertrauensbereich wird demgegenüber eine erhebliche Zeit von Bedeutung sein.

Das Bundesarbeitsgericht hat nunmehr klargestellt, dass es keine fest bemessenen Fristen für den Verbleib einer Abmahnung in der Personalakte gibt. Maßgeblich sind die Umstände des Einzelfalls, insbesondere die Schwere des gerügten Fehlverhaltens. Je schwerer eine Pflichtverletzung wiegt, desto länger kann sie für die Beurteilung der Führung, der Leistungen und der Fähigkeiten des Arbeitnehmers und ggf. für seine Vertrauenswürdigkeit von Bedeutung sein. Ein nur auf geringer Nachlässigkeit beruhender Ordnungsverstoß kann seine Bedeutung für das Arbeitsverhältnis deutlich eher verlieren als ein Fehlverhalten, welches geeignet ist, das Vertrauen in die Integrität des Arbeitnehmers erheblich zu beeinträchtigen. Auch schwere Pflichtverletzungen im Leistungsbereich begründen grundsätzlich einen Verbleib der Abmahnung in der Personalakte für längere Zeit.

Fazit:

Abmahnungen sollten grundsätzlich nicht aus der Personalakte entfernt werden. Selbst wenn die Warnfunktion einer Abmahnung wegen Zeitablaufs abgeschwächt oder gänzlich verloren ist, verbleibt es für den Arbeitgeber an einem berechtigten Interesse an der Dokumentation der gerügten Pflichtverletzung. Dies gilt aber nur für zu Recht erteilte Abmahnungen. Zu Unrecht erteilte Abmahnungen müssen stets aus der Personalakte entfernt werden.

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