Viele große Unternehmen nutzen für die Personalverwaltung ein spezielles Personalverwaltungssystem. Üblich ist hier das Datenverarbeitungssystem SAP ERP. Im Rahmen von Geschäftsbesorgungsverträgen wird meist ein bestimmtes Konzernunternehmen mit der gesamten Personalverwaltung beauftragt. Das Bundesarbeitsgericht hatte nun zu entscheiden, inwieweit bei der Nutzung dieser Software ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gegeben ist und welches Gremium dann zuständig ist (BAG, Beschluss v. 25.09.2012 – 1 ABR 45/11).
Der Fall:
Die Arbeitgeberin ist die Konzernobergesellschaft einer Verlagsgruppe. Antragsteller ist der dort errichtete Konzernbetriebsrat.
Die Personalverwaltung wird für die Mehrzahl der Konzernunternehmen auf der Basis von Geschäftsbesorgungsverträgen durchgeführt. Das dafür eingesetzte Datenverarbeitungssystem SAP ERP ermöglicht die Personalabrechnung und Personalbetreuung sowie das Personalcontrolling.
Die Nutzung des Systems SAP ERP erfolgt im sogenannten „Einmandantenmodell“. Danach haben grundsätzlich nur Mitarbeiter der jeweils personalverwaltenden Gesellschaft eine Zugriffsmöglichkeit auf die erhobenen Personaldaten. Das System verfügt über technische Schnittstellen, die zentral bestimmte Aufgaben übernehmen können. Zu diesen gehören etwa das Einlesen von Stundenkonten, der elektronische Versand von Entgelt- und Zeitnachweisen, Meldungen an Sozialversicherungsträger und die Finanzverwaltung sowie die Verwaltung der bei der Entgeltabrechnung anfallenden Papierdokumente. Das System kann verschiedene Berichtsaufgaben wie etwa die Dokumentation über die Langzeiterkrankungen sowie besondere Urlaubsansprüche durchführen. Die Zugriffe auf die verarbeiteten Daten werden durch eine Protokollierungsfunktion einheitlich aufgezeichnet.
Im Rahmen eines Einigungsstellenverfahrens hat die Einigungsstelle ihre Unzuständigkeit mit dem Hinweis festgestellt, die in Aussicht gestellte zukünftige Nutzung des Personalverwaltungssystems erfordere keine unternehmensübergreifende Regelung unter Beteiligung des Konzernbetriebsrats. Der Konzernbetriebsrat sei hierfür nicht zuständig.
Daraufhin hat der Konzernbetriebsrat die Feststellung seiner Zuständigkeit für die Mitbestimmung bei der Nutzung des Systems SAP ERP beantragt.
Das Arbeitsgericht hat dem Antrag stattgegeben. Das Landesarbeitsgericht hat ihn hingegen im Beschwerdeverfahren abgewiesen.
Die Entscheidung:
Im Rechtsbeschwerdeverfahren hat das Bundesarbeitsgericht die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats bestätigt.
I. Personalsoftware und Mitbestimmung
Die Nutzung des Systems SAP ERP im Personalwesen unterliegt dem Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Danach hat der Betriebsrat u.a. mitzubestimmen bei der Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Ein datenverarbeitendes Systemist zur Überwachung von Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer bestimmt, wenn es individualisierte oder individualisierbare Verhaltens- oder Leistungsdaten selbst erhebt und aufzeichnet, unabhängig davon, ob der Arbeitgeber die erfassten und festgehaltenen Verhaltens- oder Leistungsdaten auch auswerten oder zu Reaktionen auf festgestellte Verhaltens- oder Leistungsweisen verwenden will. Überwachung in diesem Sinne ist sowohl das Sammeln von Informationen als auch das Auswerten bereits vorliegender Informationen.
Das System SAP ERP ist eine solche technische Einrichtung. Das System dient dem Sammeln von Informationen und dem Auswerten bereits vorliegender Daten der Arbeitnehmer. Es erhebt selbst individualisierte oder individualisierbare Verhaltens- oder Leistungsdaten und zeichnet sie auf. Außerdem ermöglicht das System die Verknüpfung und Auswertung der erhobenen Daten.
Hinweis für die Praxis:
Es sei hier nochmals darauf hingewiesen, dass die Mitbestimmung schon dann greift, wenn eine technische Einrichtung objektiv in der Lage ist, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Ob eine solche Überwachung subjektiv durch den Arbeitgeber gewollt ist, berührt nicht die Mitbestimmung an sich.
II. Zuständigkeit KBR?
Das Kompetenzzuweisungssystem des Betriebsverfassungsgesetzes stellt in erster Linie auf den unmittelbar durch Wahl legitimierten Einzelbetriebsrat ab. Dieser hat die Interessen der Belegschaften der einzelnen Betriebe gegenüber dem Unternehmen wahrzunehmen. Diese Aufgaben weisen § 50 Abs. 1 S. 1 BetrVG dem Gesamtbetriebsrat und § 58 Abs. 1 S. 1 BetrVG dem Konzernbetriebsrat nur für den Fall zu, dass die zu regelende Angelegenheit nicht auf den einzelnen Betrieb oder das konzernangehörige Unternehmen beschränkt ist und deshalb die Interessen der Arbeitnehmer nicht mehr auf der betrieblichen Ebene bzw. der des Unternehmens gewahrt werden können. Der Konzernbetriebsrat ist danach für die Behandlung von Angelegenheiten zuständig, die den Konzern oder mehrere Konzernunternehmen betreffen und nicht durch die einzelnen Gesamtbetriebsräte innerhalb ihrer Unternehmen geregelt werden können. Diese originäre Zuständigkeit des KBR ist nach denselben Kriterien zu bestimmen wie die Zuständigkeit des Gesamtbetriebsrats.
Erforderlich ist, dass es sich zum einen um eine mehrere Unternehmenbetreffende Angelegenheit handelt und zum anderen objektiv ein zwingendes Erfordernis für eine unternehmensübergreifende Regelung besteht. Das Vorliegen eines zwingenden Erfordernisses bestimmt sich nach Inhalt und Zweck des Mitbestimmungstatbestands, der einer zu regelnden Angelegenheit zugrunde liegt. Maßgeblich sind stets die konkreten Umstände im Konzern und in den einzelnen Unternehmen. Allein der Wunsch des Arbeitgebers nach einer konzerneinheitlichen oder unternehmensübergreifenden Regelung, ein Kosten- oder Koordinierungsinteresse sowie reine Zweckmäßigkeitsgesichtspunkte genügen nicht, um in Angelegenheiten der zwingenden Mitbestimmung die Zustimmung des Konzernbetriebsrats zu begründen.
Hier hat die Nutzung des Systems SAP ERP mehrere Unternehmen im Konzern betroffen. Die Personalverwaltung erfolgt von der jeweils dafür zuständigen Konzerngesellschaft für die Mehrzahl der konzernangehörigen Unternehmen. Zudem liegt ein zwingendes Erfordernis für eine unternehmensübergreifende Regelung vor. Gerade wegen der bestehenden zentralen Nutzungs- und Überwachungsmöglichkeit kann der Einsatz des Systems nicht durch den einzelnen Betriebsrat geregelt werden. Das „Einmandantenmodell“ verlangt die Zuständigkeit des KBR.
Hinweis für die Praxis:
Die Anschaffung einer umfangreichen Personalverwaltungssoftware, meist SAP, sollte frühzeitig mit dem zuständigen Gremium, in Konzernen der Konzernbetriebsrat, abgestimmt werden. Der Einsatz der Software unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Ohne Zustimmung des Betriebsrats kann die Software nicht installiert und genutzt werden. Es empfiehlt sich daher, die streitigen Fragen der Nutzung frühzeitig anzugehen und ggf. im Rahmen einer Betriebsvereinbarung zu regeln, um kostenaufwendige Verzögerungen später zu vermeiden.
Auszeichnungen
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TOP-Wirtschaftskanzlei für Arbeitsrecht(FOCUS SPEZIAL 2023, 2022, 2021, 2020)
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TOP-Kanzlei für Arbeitsrecht(WirtschaftsWoche 2023, 2022, 2021, 2020)
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TOP-Anwältin für Arbeitsrecht: Ebba Herfs-Röttgen(WirtschaftsWoche, 2023, 2022, 2021, 2020)
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TOP-Anwalt für Arbeitsrecht: Prof. Dr. Nicolai Besgen(WirtschaftsWoche 2023, 2020)
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