Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG)

I. Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG

Mit dem seit dem 1. Januar 2015 geltenden Mindestlohngesetz (MiLoG) müssen Arbeitgeber flächendeckend und branchenübergreifend ihren Arbeitnehmern einen Mindestlohn von 8,50 € brutto pro Zeitstunde zahlen. Viele Personalverantwortliche dachten, sie seine vom MiLoG nicht betroffen. Schließlich sähe der anzuwendende Entgelttarifvertrag für die jeweilige Branche selbst für ungelernte Mitarbeiter einen deutlich über dem gesetzlichen Mindestlohn liegenden Stundenlohn vor.

Dieser Trugschluss wird durch den nachfolgenden Beitrag widerlegt. Das MiLoG fordert mehr als die Vergütung eines Mindestlohns für Festangestellte. Der Gesetzgeber hat zum einen die Mindestlohnpflicht auch auf geringfügig Beschäftigte (sog. 450,00 € – Jobber), Teilzeitbeschäftigte und Praktikantenverhältnisse erstreckt (§ 22 MiLoG). Zum anderen – und damit befasst sich dieser Kurzbeitrag – bürdet er allen Arbeitgebern eine Dokumentationspflicht hinsichtlich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter auf (§ 17 MiLoG).

II. Für welche Arbeitnehmergruppen muss dokumentiert werden?

Grundsätzlich beschränkt sich die Dokumentationspflicht für Arbeitgeber auf die Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten. § 17 Abs. 1 S. 1 MiLoG stellt klar, dass eine Dokumentationspflicht für alle Arbeitnehmer nur diejenigen Unternehmen trifft, die ganz bestimmten Gewerbezweigen angehören.

Diese sind nach § 17 Abs. 1 MiLoG i.V.m. § 2a SchwarzArbG:

• Das Baugewerbe

• Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe

• Das Personenbeförderungsgewerbe

• Die Speditions-, Transport- und das damit verbundene Logistikgewerbe

• Das Schaustellergewerbe

• Unternehmen der Forstwirtschaft

• Das Gebäudereinigungsgewerbe

• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen

• Die Fleischwirtschaft

Praxistipp:

Bisher ungeklärt ist, ob sich die Dokumentationspflicht auf jene Arbeitgeber erstreckt, die dem Baunebengewerbe angehören. Es gibt Anhaltspunkte, dass sich nach dem Willen des Gesetzgebers die Dokumentationspflicht auch auf das Baunebengewerbe erstreckt. Sollten Sie diesem Gewerbezweig angehören, sollten Sie vorsorglich die Dokumentationspflicht nicht nur auf die Arbeitszeit Ihrer geringfügigen Beschäftigten, sondern auf alle Ihre Arbeitnehmer erstrecken. Der Zoll jedenfalls hat hierüber noch keine Auskunft gegeben. Wenn die ersten Urteile zu diesem Thema veröffentlicht werden, werden wir berichten.

III. In welchem Umfang muss die Arbeitszeit dokumentiert werden?

Bereits seit dem 1. Januar 2015 müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ihrer geringfügig Beschäftigten dokumentieren. Zur Arbeitszeit gehören nicht nur die Anwesenheitszeiten im Betrieb, sondern auch Fehlzeiten aufgrund von Krankheit oder Urlaub. Diese Aufzeichnungen muss der Arbeitgeber wochenaktuell bereithalten und für zwei Jahre aufbewahren (§ 17 Abs. 1 MiLoG).

Praxistipp:

Arbeitgeber können ihre Arbeitnehmer verpflichten, ein Arbeitszeittagebuch zu führen. Dies kann in Form einer vorgegebenen Excel-Datei erfolgen. Die Dokumentationspflicht setzt weder die Schriftform noch die Papierform voraus. Zu achten ist aber darauf, dass die Buchhaltung bei einer unerwarteten Kontrolle des Zolls Zugriff auf die Dateien hat.

IV. Die ersten Lockerungen durch die Bundesregierung

a) Das Finanzministerium hat zuerst den durch die Dokumentationspflicht entstehenden Verwaltungsaufwand erkannt und die Aufzeichnungspflichten bei sog. „mobilen“ Tätigkeiten von Beschäftigten gelockert. Nach der Mindstlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) muss lediglich, jedoch aber immer noch, die Dauer der Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Diese „Lockerung“ ist an strenge Voraussetzung geknüpft: Der Arbeitnehmer muss ausschließlich betriebsortunabhängig tätig sein und darf keinen Vorgaben hinsichtlich des Beginns und des Endes seiner Arbeitszeit unterliegen.

b) Anschließend hat das Ministerium für Arbeit und Soziales erkennen müssen, dass eine Dokumentationspflicht bei Mitarbeitern mit einem regelmäßigem Bruttomonatsgehalt von mindestens 2.958,00 € entbehrlich ist. Die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) schafft die Dokumentationspflicht insoweit für diese Arbeitnehmergruppe ab.

V. Risiken bei Missachtung

Missachtet der Arbeitgeber die Dokumentationspflicht, droht ihm ein Bußgeld in Höhe von bis zu 30.000,00 € (§ 21 MiLoG) und der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen (§ 19 Abs. 1 MiLoG).

VI. Fazit

Die in der Presse laut werdenden Vorwürfe, das Mindestlohngesetz sei ein Bürokratiemonster, sind nicht ganz von der Hand zu weisen. Vor dem Hintergrund der drohenden Sanktionen bis hin zum Ausschluss von öffentlichen Aufträgen müssen sich Arbeitgeber mit dieser Bürde befassen. Es bleibt abzuwarten, ob die Bundesregierung die Dokumentationspflichten weiter lockern wird. Bereits eins gilt heute schon: So viel wie nötig und so wenig wie möglich!

Auszeichnungen

• TOP-Wirtschafts­kanzlei für Arbeits­recht
  (FOCUS SPEZIAL 2023, 2022, 2021, 2020)

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• TOP-Kanzlei für Arbeitsrecht
  (WirtschaftsWoche 2023, 2022, 2021, 2020)

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• TOP-Anwältin für Arbeitsrecht: Ebba Herfs-Röttgen
  (WirtschaftsWoche, 2023, 2022, 2021, 2020)

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• TOP-Anwalt für Arbeitsrecht: Prof. Dr. Nicolai Besgen
  (WirtschaftsWoche 2023, 2020)