Mängelanzeige nur per E-Mail – Keine Verlängerung der Gewährleistungsfrist; Verjährungsfrist läuft weiter

Nach § 13 Abs. 5 Nr. 1 S. 1 VOB/B ist der Auftragnehmer verpflichtet, alle während der Verjährungsfrist hervortretenden Mängel, die auf vertragswidrige Leistung zurückzuführen sind, auf seine Kosten zu beseitigen. Voraussetzung hierfür ist, dass der Auftraggeber dies vor Ablauf der Verjährungsfrist schriftlich vom Auftragnehmer verlangt. Nach S. 2 der Regelung gilt weiter, dass sich die Verjährungsfrist mit dem schriftlichen Mängelbeseitigungsbegehren des Auftraggebers um zwei Jahre verlängert.

Das Erfordernis der Schriftlichkeit der Mängelanzeige wird durch eine E-Mail indessen regelmäßig nicht erfüllt. Zur Entscheidung des Landgerichts Frankfurt am Main vom 8. Januar 2015 (2-2 O 229/13).

Zum Fall:

In dem vom Landgericht Frankfurt entschiedenen Fall beauftragte die Klägerin die Beklagte mit dem Bau von Kältemaschinen. Die Parteien vereinbarten die Geltung der VOB/B sowie eine zweijährige Verjährungsfrist. Die von der Beklagten ausgeführten Arbeiten wurden von der Klägerin am 11. August 2010 abgenommen. Im August 2011, mithin ein Jahr nach Abnahme, zeigte die Gebäudeverwaltung der Klägerin gegenüber der Beklagten per E-Mail eine angebliche Mangelhaftigkeit der ausgeführten Kältemaschinen an. Hieran anschließend durchgeführte Ortstermine verliefen indessen ergebnislos. In der weiteren Folgezeit ließ die Klägerin die ausgeführten Anlagen von dem Nachunternehmen der Beklagten weiter warten. Mitte Mai 2013 zeigte die Klägerin per unterschriebenen Brief erneut Mängel an den Kältemaschinen gegenüber der Beklagten an und forderte diese unter Fristsetzung zum 31. Mai 2013 zur Mängelbeseitigung auf.

Die Beklagte erhob hiergegen sowohl außergerichtlich als auch im späteren Rechtsstreit u.a. die Einrede der Verjährung.

Zur Entscheidung:

Das Landgericht wies die Klage ab, denn die von der Beklagten erhobene Verjährungseinrede greife durch.

Die Parteien hatten eine zweijährige Verjährungsfrist vereinbart. Die Abnahme erfolgte am 10. August 2010. Die Mängelanzeige per Brief vom 31. Mai 2013 erfolgte damit nach dem Ablauf der vereinbarten Verjährungsfrist.

Damit kam es für die Einrede der Verjährung insbesondere darauf an, ob die per E-Mail an die Beklagte übersendete Mängelanzeige vom August 2011 die originäre Verjährungsfrist unterbrochen bzw. um zwei Jahre verlängert hatte. Dies wurde vom Landgericht verneint. Denn nach § 13 Abs. 5 Nr. 1 S. 2 VOB/B hat nur eine schriftliche Mängelanzeige verjährungsverlängernde Wirkung. Die Schriftlichkeit im Sinne des Zivilrechts setzt nach § 126 Abs. 1 BGB wiederum grundsätzlich die eigenhändige Namensunterschrift auf der jeweiligen Urkunde voraus. Zwar kann diese Schriftform im Sinne des Gesetzes gem. § 126 Abs. 3 BGB durch die sogenannte elektronische Form (§ 126a BGB) ersetzt werden. Dies hätte vorliegend jedoch die Verwendung einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur erfordert. Eine solche war von der Klägerin indessen nicht verwendet worden.

Mangels der erforderlichen Schriftlichkeit der Mängelanzeige per E-Mail vom August 2011 kam dieser E-Mailzuschrift im Ergebnis keine verjährungsunterbrechende bzw. verjährungsverlängernde Wirkung zu. Damit waren die Mängelbeseitigungsansprüche der Klägerin im Zeitpunkt der insoweit schriftlichen Mängelanzeige per Brief im Mai 2013 bereits verjährt.

Fazit:

Die Entscheidung des Landgerichts Frankfurt ist in Ansehung des Wortlautes von § 13 Abs. 5 Nr. 1 VOB/B zutreffend und überdies keine Einzelfallentscheidung. Beispielsweise hatte auch das Oberlandesgericht Frankfurt am Main mit Hinweisbeschluss vom 30. April 2012 (4 U 269/11) bereits entschieden, dass mit einer E-Mail die Verjährungsfrist für Mängel – mangels Schriftlichkeit – regelmäßig nicht wirksam verlängert werden kann.

Es ist durchaus nachvollziehbar dass Bauunternehmer und/oder Bauträger gegenüber ihren Auftragnehmern auch bei der Geltendmachung von Mängelbeseitigungsrechten nach Abnahme auf die bewährte und gewohnte Kommunikationsmöglichkeit per E-Mail zurückgreifen wollen. Dies nicht zuletzt unter Zeit- und Kostengesichtspunkten. Von der ausschließlichen Mängelanzeige und Aufforderung zur Mängelbeseitigung unter Fristsetzung per E-Mail ist indessen ausdrücklich abzuraten. Die Anzeige von Mängeln und die Mängelbeseitigungsaufforderung unter Fristsetzung sollten stets schriftlich, d.h. mit eigenhändiger Unterschrift auf dem Mängelanzeigeschreiben, gegenüber dem jeweiligen Auftragnehmer erfolgen. Freilich ist es dem Bauunternehmer dabei unbenommen, seine gewohnten Kommunikationsstrukturen insoweit beizubehalten, als er eine Abschrift der schriftlichen Mängelanzeige vorab (d.h. zusätzlich) per E-Mail an den jeweiligen Vertragspartner richtet.

Setzt der Bauunternehmer gegenüber seinen Auftragnehmern demgegenüber ausschließlich auf Mängelanzeigen per E-Mail ohne qualifizierte elektronische Signatur läuft er Gefahr, dass seine Mängelansprüche verjähren, obwohl er seinen Vertragspartner über die Mängel de facto in Kenntnis gesetzt hat und zur Beseitigung aufforderte. Insbesondere kommt der Bauunternehmer auf diesem Wege wohl regelmäßig nicht in den Genuss, die Verjährungsfrist nach VOB/B um zwei Jahre zu verlängern.