„Verpflichtungserklärung auf den Datenschutz? Das unterschreibe ich nicht!“

Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf die Anforderungen aus den Datenschutzvorschriften nach der DSGVO hinweisen und sie zu deren Beachtung verpflichten. Diese Pflicht folgt aus der Weisungsgebundenheit der Beschäftigten im Datenschutz (Art. 29 DSGVO) und der ergänzenden Pflicht des Arbeitgebers sicherzustellen, dass Beschäftigte nur nach Anweisung mit personenbezogenen Daten umgehen (Art. 32 Abs. 4 DSGVO). Für den Auftragsverarbeiter schreibt Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. b der DSGVO ausdrücklich vor, dass er die zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichten muss.

Die DSGVO selbst sieht keine besonderen Formvorschriften für die Verpflichtung vor. Da der Arbeitgeber als verantwortliche Stelle jedoch nachweisen muss, dass die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betrauten Arbeitnehmer zum vertraulichen Umgang verpflichtet werden, ist eine schriftliche Fixierung jedenfalls empfehlenswert. Denn der Nachweis dieser Verpflichtung gehört zum Kern der Rechenschaftspflicht der verantwortlichen Stelle (=Arbeitgeber) aus Artikel 5 Abs. 2 und Artikel 24 Abs. 1 der DSGVO. Eine schriftliche Verpflichtung empfiehlt auch die Datenschutzkonferenz in ihrem Kurzpapier Nr. 19 „Unterrichtung und Verpflichtung von Beschäftigten auf Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach der DSGVO“.

Arbeitgeber müssen nachweisen können, dass die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betrauten Arbeitnehmer zum vertraulichen Umgang mit den Daten verpflichtet wurden. Daher empfiehlt sich die schriftliche Fixierung.

Die Verpflichtung auf den Datenschutz als praktisches Problem

Doch genau im Zusammenhang mit dieser schriftlichen Vertraulichkeitsverpflichtung kommt es in der Praxis regelmäßig zu Unstimmigkeiten zwischen dem Arbeitgeber als verantwortlicher Stelle im Sinne des Datenschutzes und den zu verpflichtenden Mitarbeitern bis hin zur Verweigerung der Unterzeichnung. Für den Arbeitgeber stellt sich die Frage, ob er seine Mitarbeiter verpflichten kann oder sogar muss, die Vertraulichkeitsverpflichtung nach der DSGVO zu unterzeichnen und welche datenschutz- und arbeitsrechtlichen Konsequenzen in Betracht kommen, wenn ein Mitarbeiter die Unterzeichnung verweigert.

Konsequenzen der Weigerung – differenzierte Betrachtung erforderlich

Mit seiner Unterschrift bestätigt der Mitarbeiter, dass er über seine Pflichten im Zusammenhang mit dem Umgang mit persönlichen Daten unterrichtet wurde und hierzu ein Merkblatt mit allen wichtigen Informationen erhalten hat. Die Abgabe der Erklärung im Hinblick auf die Vertraulichkeitsverpflichtung durch den Mitarbeiter ist juristisch gesehen ein sog. Realakt, der schlicht die Kenntnisnahme des Verbots mit Erlaubnisvorbehalt bestätigt. Weigert sich ein Mitarbeiter, die Vertraulichkeitsverpflichtung zu unterzeichnen, wird für den Arbeitgeber in seiner Funktion als verantwortliche Stelle hinsichtlich der Art dieser Weigerung zu differenzieren sein:

Nimmt der Mitarbeiter die Vertraulichkeitsverpflichtung inhaltlich zur Kenntnis und weigert sich lediglich, seine Unterschrift formal zu leisten, kann die Verpflichtung zu Beweiszwecken seitens des Arbeitgebers auch anderweitig dokumentiert werden, z. B. durch das Hinzuziehen eines Zeugen. Ein Beschäftigungshindernis besteht dann nicht.

Weigert sich der Mitarbeiter allerdings, die Unterweisung inhaltlich zur Kenntnis zu nehmen und zu beachten, darf er nicht mit Aufgaben betraut werden, welche die Verarbeitung personenbezogener Daten umfassen. Denn zu eben dieser inhaltlichen Unterrichtung und Unterweisung ist der Arbeitgeber aufgrund der Vorgaben der DSGVO verpflichtet. Für den Mitarbeiter wird sich in der Regel aus ungeschriebenen arbeitsvertraglichen Nebenpflichten ergeben, dass er die Vertraulichkeitserklärung zu unterzeichnen hat. In der Konsequenz stellt die Weigerung des Mitarbeiters ein Beschäftigungshindernis dar. Je nach Tätigkeit wird dieses eine (widerrufliche) Freistellung von der Arbeitsleistung erfordern, bis der Mitarbeiter die Anforderungen der DSGVO inhaltlich zur Kenntnis nimmt. Ferner kommen als arbeitsrechtliche Sanktionsmaßnahmen die Ermahnung und die Abmahnung in Betracht. Bei dauerhafter Weigerung ist auch der Ausspruch einer verhaltensbedingten Kündigung denkbar.

Neben der Art der Nichtunterzeichnung ist auch der Zeitpunkt der Weigerung für mögliche Sanktionen beachtlich: So ist zwischen dem zu begründenden und dem bereits bestehenden Arbeitsverhältnis zu unterscheiden. Weigert sich ein potenzieller Mitarbeiter bereits vor der Vertragsunterzeichnung, die Vertraulichkeitsverpflichtung inhaltlich zur Kenntnis zu nehmen und anschließend zu unterzeichnen, wird dies regelmäßig ein Einstellungshindernis darstellen.

Abschließender Hinweis für Arbeitgeber

Die Weigerung des Mitarbeiters, die Bestätigung über seine Verpflichtung auf den Datenschutz zu unterzeichnen bedeutet jedenfalls nicht, dass der jeweilige Mitarbeiter die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO nicht beachten muss. Die Datenschutzvorschriften sind nicht disponibel.

Bei Abschluss neuer Arbeitsverträge kommt in Betracht, die Verpflichtungserklärung als eigene Klausel in den Arbeitsvertrag aufzunehmen oder dem Arbeitsvertrag als Anlage beizufügen. Auf diese Weise ließe sich die Verpflichtung zumindest bei neuen Mitarbeitern von Beginn des Arbeitsverhältnisses an regeln und schriftlich dokumentieren. Sowohl bei neu zu begründenden Arbeitsverhältnissen als auch im bereits bestehenden Arbeitsverhältnis empfehlen wir eine schriftliche Erklärung der Mitarbeiter auf Grundlage des Musters des Zusammenschlusses der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörden ergänzt durch die dort referenzierten Gesetzestexte und flankiert durch arbeitgeberbezogene Anwendungsbeispiele (typische Fälle).

Auszeichnungen

• TOP-Wirtschafts­kanzlei für Arbeits­recht
  (FOCUS SPEZIAL 2023, 2022, 2021, 2020)

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• TOP-Kanzlei für Arbeitsrecht
  (WirtschaftsWoche 2023, 2022, 2021, 2020)

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• TOP-Anwältin für Arbeitsrecht: Ebba Herfs-Röttgen
  (WirtschaftsWoche, 2023, 2022, 2021, 2020)

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• TOP-Anwalt für Arbeitsrecht: Prof. Dr. Nicolai Besgen
  (WirtschaftsWoche 2023, 2020)