Betriebsausgaben: Geschenke und Feiern zu Weihnachten

Bittet der Unternehmer seine Belegschaft zur Weihnachtsfeier, sind drei Kriterien maßgebend, um zu vermeiden, dass die Zuwendungen zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn zählen:

• Es muss sich um eine übliche Betriebsveranstaltung handeln, die Teilnahme grundsätzlich allen Mitarbeitern offen stehen. Schädlich ist jegliche Begrenzung beispielsweise auf Gehaltsgruppen oder nach Leistungsmerkmalen.
• Nur zwei Veranstaltungen pro Jahr sind üblich. Das gilt unabhängig von der Größe des Betriebs. Ist die Weihnachtsfeier das dritte Fest, gehören die gesamten Aufwendungen zum Arbeitslohn. Selbst dann, wenn einzelne Mitarbeiter an den vorherigen Feiern nicht teilgenommen haben.
• Die übliche Zuwendung bei einem Betriebsfest darf brutto € 110 je teilnehmenden Mitarbeiter nicht übersteigen. Diese Grenze darf auch bei der Teilnahme des Mitarbeiter-Ehegatten nicht überschritten werden. Zum Aufwand gehören neben Speisen und Getränken auch Raum- und Fahrtkosten, Kosten des Rahmenprogramms und für Geschenke an die Mitarbeiter.

Werden die Voraussetzungen nicht eingehalten, gehören die Zuwendungen insgesamt zum Arbeitslohn, selbst bei nur geringfügiger Überschreitung. Um einzelne Gehaltsabrechnungen nicht individuell ändern zu müssen und die Zuwendungen sozialversicherungsfrei gewähren zu können, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent abführen. Geschenke, die an die Mitarbeiter überreicht oder verlost werden, bleiben nur bei einem Wert von bis zu € 40 einschließlich Umsatzsteuer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Werden sie im Rahmen der Feier überreicht, muss ihr Wert in die € 110-Grenze einbezogen werden.

Ein Weihnachtsessen mit Geschäftspartnern unterliegt den allgemeinen Regeln für Bewirtungsaufwendungen. Die Aufwendungen sind für die Gewinnermittlung mit 70 Prozent abziehbar, als Vorsteuer hingegen – unabhängig von Aufzeichnungspflichten – in voller Höhe.

Laden Mitarbeiter Geschäftspartner zu einem Essen ein, gelten die gleichen Regeln. Auch diese Aufwendungen führen nicht zu steuerpflichtigem Lohn beim Mitarbeiter. Denn die Bewirtung wird in diesem Fall nicht als Gegenleistung für die Arbeit angesehen. Nehmen an der betrieblichen Bewirtung sowohl Mitarbeiter als auch Geschäftspartner teil, kann der Arbeitgeber die Kosten aufteilen. Der auf die Mitarbeiter entfallende Teil ist voll und der Restbetrag mit 70 Prozent als Betriebsausgabe absetzbar.

Bei Geschenken des Unternehmers an seine Geschäftspartner gilt die übliche Einschränkung in Höhe von netto € 35 pro Jahr und Person sowie die gesonderte Aufzeichnungspflicht. Nichtabziehbare Vorsteuer (z.B. bei Ärzten oder Versicherungsvertretern) ist in die Ermittlung dieser Wertgrenze mit einzubeziehen. In diesen Fällen darf der Bruttobetrag (inklusive Umsatzsteuer) nicht mehr als 35 EUR betragen.

Hinweis: Anzuraten ist bei einer Weihnachtsfeier immer die zeitnahe Dokumentation der Teilnehmerzahl und aller angefallenen Kosten.

Mitgeteilt von RA & StB Andreas Jahn

Auszeichnungen

• „Häufig empfohlen wird Andreas Jahn, Steuer­recht“
  (JUVE Handbuch Wirtschafts­kanz­leien 2022/2023)

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• „Häufig empfohlen wird Andreas Jahn, Steuer­recht“
  (JUVE Handbuch Wirtschafts­kanz­leien 2017-2021)