Fahrtenbuch – Ein Überblick über die verschärften Anforderungen

Der Bundesfinanzhof hat sich jüngst in mehreren Urteilen zu den Voraussetzungen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs geäußert (siehe den Beitrag auf dieser Internetseite vom 23.03.2006 „Der BFH konkretisiert die Anforderungen an ein Fahrtenbuch“). Danach müssen die Aufzeichnungen

• vollständig, fortlaufend und zeitnah erfolgen
• und nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen oder dokumentierbar sein.

Um diese Vorgaben zu erfüllen, reichen weder lose Zettel noch ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel. Zudem müssen Aufzeichnungen über dienstliche Fahrten folgende Angaben enthalten:

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit
• sowie Reiseziel, Reiseroute bei Umwegen, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Das Fahrtenbuch muss sämtliche Angaben enthalten, die eine dienstliche Veranlassung plausibel und überprüfbar machen:

• Daher ist auch das Motiv der dienstlichen Fahrt, wie beispielsweise ein Kundenbesuch, anzugeben.
• Eine allgemeine Ortsangabe reicht nur dann aus, wenn der aufgesuchte Kunde sich darüber zweifelsfrei oder aber seine Identität sich auf einfache Weise unter Zuhilfenahme weiterer Unterlagen ermitteln lässt. Diese Zusatzbelege dürfen nicht mehr ergänzungsbedürftig sein. Ausreichend wäre z.B. eine Kundenliste. Diese hilft allerdings dann nicht weiter, wenn es in dem aufgezeichneten Ort mehrere Kunden gibt.
• Werden an einem Tag mehrere Kunden aufgesucht, muss nicht jeder einzelne Teilabschnitt als eigenständige Dienstreise angesehen werden. Insoweit kann von einer einheitlichen beruflichen Fahrt ausgegangen werden, die aus mehreren Teilabschnitten besteht. Der Kilometerstand braucht in diesem Fall nur zu Beginn und am Ende der gesamten Reise vermerkt zu werden. Diese Erleichterung gilt aber nur, wenn die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge der Besuche aufgeführt sind.
• Anders sieht es hingegen aus, wenn eine dienstliche Fahrt durch private Ziele unterbrochen wird. Hier wird verlangt, dass der Kilometerstand vor und nach der privaten Unterbrechung aufgezeichnet wird.
• Für bestimmte häufiger aufgesuchte Fahrziele oder Kunden oder regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke dürfen im Fahrtenbuch Abkürzungen verwendet werden. Diese müssen aber aus sich selbst heraus verständlich sein oder über gesonderte Aufzeichnungen erläutert werden. Die gesonderten Aufzeichnungen sind dem Fahrtenbuch beizufügen.

Hinweis: Unternehmer, Freiberufler, aber auch Arbeitnehmer mit einem Firmenwagen sollten die Anforderungen unbedingt beachten. Denn stellt sich im Nachhinein heraus, dass kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorlag, war die mühevolle Arbeit umsonst. Allerdings führen kleinere Mängel nicht zwingend zur Anwendung der 1-Prozent-Regel. Als kleiner Mangel gilt z.B., wenn innerhalb eines Jahres lediglich eine Fahrt nicht im Fahrtenbuch aufgezeichnet worden ist. Die Anerkennung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist erst dann zu versagen, wenn mehrere ins Gewicht fallende Mängel auftreten (FG Köln, Urteil vom 27.4.2006, Az. 10 K 4600/04).

Mitgeteilt von Rechtsanwalt & Steuerberater Andreas Jahn, Meyer-Köring v. Danwitz Privat – Bonn – 2006

Auszeichnungen

• „Häufig empfohlen wird Andreas Jahn, Steuer­recht“
  (JUVE Handbuch Wirtschafts­kanz­leien 2022/2023)

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• „Häufig empfohlen wird Andreas Jahn, Steuer­recht“
  (JUVE Handbuch Wirtschafts­kanz­leien 2017-2021)