Neues Nachweisgesetz ab August 2022 erwartet – Achtung: Bußgelder! Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Die EU-Richtlinie sieht vor, dass Arbeitnehmer über die wesentlichen Vertragsbedingungen ein schriftlicher Nachweis auszuhändigen ist. (credit:adobestock)

Der Gesetzgeber ist derzeit damit befasst, weitreichende Änderungen im Arbeitsrecht zu beschließen.

Das Gesetz dient der Umsetzung einer EU-Richtlinie über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen aus dem Jahr 2019. Die EU-Richtlinie sieht vor, dass Arbeitnehmer über die wesentlichen Vertragsbedingungen ein schriftlicher Nachweis auszuhändigen ist. Der Nachweis muss spätestens zum Arbeitsantritt erbracht werden. Einige Nachweise können nachgeschoben werden. Es gilt aber eine kurze Frist von sieben Tagen.

Der wesentliche Unterschied zur bisherigen Rechtslage liegt darin, dass der Arbeitnehmer nun auch über Bedingungen des Arbeitsverhältnisses zu unterrichten ist, die sich nicht zwingend aus dem vereinbarten Arbeitsvertrag ergeben, sondern automatisch aus dem geltenden Recht oder aus Tarifverträgen oder den Regelungen des Betriebs. Das neue Gesetz droht bei Verstößen mit Bußgeldern bis zu 2.000,00 €.

Was verlangt das Nachweisgesetz?

Das Nachweisgesetz (NachwG) ist in Deutschland seit 1995 geltendes Recht, war aber in der Praxis kaum beachtet, weil Verstöße nicht mit unmittelbaren Sanktionen verbunden waren. Der Arbeitnehmer ist nach dem NachwG über eine Liste von Vertragsbedingungen zu informieren.
Die meisten dieser Bedingungen ergeben sich aber ohnehin aus dem Arbeitsvertrag und daher wurde in der Praxis bis heute in aller Regel darauf verzichtet, dem Arbeitnehmer eine zusätzliche Niederschrift auszuhändigen.

Das NachwG erlaubt sogar ausdrücklich die Aushändigung eines schriftlichen Arbeitsvertrags, der die Nachweise bereits beinhaltet. Auch sind großzügige Verweise auf Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen zulässig, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.
Die Risiken waren bisher überschaubar. Bei Verstößen drohen zwar Schadensersatzforderungen von Arbeitnehmern, die aber in der Praxis selten eine Rolle spielen.

Was wird jetzt im Nachweisgesetz geregelt?

Der Entwurf des Gesetzes sieht nun einen erweiterten Katalog von Nachweisen vor, die nicht mehr durch Aushändigung des schriftlichen Arbeitsvertrags erbracht werden können. Ein Überblick über die neuen Voraussetzungen:

• das Enddatum des Arbeitsverhältnisses
• die ggf. freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
• sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
• die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
• sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
• ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
• wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist
• das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden

Auf geltende Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen darf zwar weiterhin verwiesen werden. Zusätzlich ist nun auch der Verweis auf kirchliche Arbeitsvertragsbedingungen zulässig. Jedoch gilt das nicht für alle Bedingungen des Arbeitsverhältnisses.

Am schwierigsten dürften sich die Nachweise bei Vereinbarungen über unregelmäßige Arbeitszeiten, zum Beispiel bei Abrufarbeit, umsetzen lassen. Was unter dem bei der Kündigung einzuhaltenden Verfahren zu verstehen ist, bleibt offen, zumal der Kündigungsschutz in Deutschland höchst individuelle Ausprägungen haben kann, je nachdem, ob im Betrieb eine Arbeitnehmervertretung existiert, ob Sonderkündigungsschutz besteht, oder etwa ob sich Regelungen über die Kündigungsfrist im Tarifvertrag oder Vertrag mit den gesetzlichen Fristen in Einklang bringen lassen.

Gegenüber Arbeitnehmern, die im Ausland tätig werden sollen, gelten darüber hinaus weitere Nachweispflichten. Außerdem muss berücksichtigt werden, dass die bisherigen Regelungen über Nachweise weiterhin gelten.

Müssen Arbeitsverträge angepasst oder verändert werden?

Der Arbeitgeber ist nur zum Nachweis verpflichtet; er muss also den Arbeitnehmer über die wesentlichen Arbeitsbedingungen aufklären. Bestehende Arbeitsverträge müssen nicht geändert werden. Einige der neuen Voraussetzungen sind ohnehin nicht sinnvoll als Vertragsbedingungen zu vereinbaren, weil sich Arbeitgeber dann unnötig einschränken. Es sollte bei der bloßen Unterrichtung bleiben.

Wie lange haben Arbeitgeber Zeit, das Gesetz umzusetzen?

Automatisch gelten die Nachweispflichten zunächst nur bei Neueinstellungen ab dem 1. August 2022. Es ist also darauf zu achten, die Standardabläufe im Unternehmen rechtzeitig nachweisgerecht anzupassen. Bereits am ersten Arbeitstag muss dem Arbeitnehmer die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Die weiteren Nachweise müssen spätestens nach sieben Kalendertagen vorliegen.

Bestandsbeschäftigte müssen nur schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn sie den Arbeitgeber auffordern. Es gilt eine Frist von sieben Tagen. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.

Ändern sich die wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen, dann muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung unterrichtet haben. Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.

Was gilt bei Verstößen?

Bei Verstößen droht ein Bußgeld von bis zu 2.000,00 €. Es kommt nicht darauf an, ob (einzelne) Nachweise fehlen oder es lediglich zu Verspätungen kommt.

Weitere Konsequenzen ergeben sich zwar nicht aus dem Gesetz. Wenn die Arbeitsgerichte das Gesetz streng auslegen, muss der Arbeitgeber im Streitfall aber bei Verstößen gegen das NachwG Tatsachenvermutungen gegen sich gelten lassen, die er dann entkräften muss. Gelingt die Widerlegung nicht, könnte der Arbeitnehmer wegen fehlender oder falscher Angaben den Prozess gewinnen.

Praxistipp:

Arbeitgeber sollten das Thema ernst nehmen und sich rechtlich nicht angreifbar machen. Neben der Anpassung der Standardabläufe bei Neueinstellungen muss der Arbeitgeber auch auf Nachfragen von Bestandsarbeitnehmern gefasst und vorbereitet sein. Allein durch den vorherigen Abschluss einen schriftlichen Arbeitsvertrag lassen sich die Nachweise nicht mehr vollständig erbringen.

Die Nachweispflicht kann nur bei vollständig gleichen Arbeitsbedingungen mit einem „Standardschreiben“ erfüllt werden. Arbeitgeber müssen individuelle Abweichungen in den Arbeitsbedingungen in ihren Niederschriften berücksichtigen. Je nach Homogenität der Arbeitsbedingungen im Betrieb kann dies mit großem Verwaltungsaufwand und Beratungsbedarf verbunden sein. Erhält der Arbeitgeber eine Aufforderung von mehreren Arbeitnehmern, entsteht für ihn ein erheblicher Zeitdruck!

Auszeichnungen

• TOP-Wirtschafts­kanzlei für Arbeits­recht
  (FOCUS SPEZIAL 2023, 2022, 2021, 2020)

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• TOP-Kanzlei für Arbeitsrecht
  (WirtschaftsWoche 2023, 2022, 2021, 2020)

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• TOP-Anwältin für Arbeitsrecht: Ebba Herfs-Röttgen
  (WirtschaftsWoche, 2023, 2022, 2021, 2020)

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• TOP-Anwalt für Arbeitsrecht: Prof. Dr. Nicolai Besgen
  (WirtschaftsWoche 2023, 2020)